Leitfaden Bürgerbeteiligung

7.1 Umfang des Beteiligungskonzeptes

Zu Beginn eines Beteiligungsverfahrens wird ein Beteiligungskonzept erstellt, welches die Ziele und Zielgruppen, den Beteiligungsgegenstand, die zu beachtenden Rahmenbedingungen, die Beteiligungsformate und den Zeitplan definiert. 

Das Konzept wird vom Büro für Bürgerbeteiligung in Abstimmung mit dem jeweiligen Fachamt erstellt. 

Bei Beteiligungsverfahren mit einem hohen Komplexitätsgrad  prüft das Gremium Bürgerbeteiligung das Beteiligungskonzept, gibt Hinweise auf notwendige Ergänzungen und Anpassungen und beschließt das Konzept. 

Je höher die Komplexität des Beteiligungsverfahrens, desto ausführlicher ist das Konzept: 

• Beteiligungsverfahren mit geringem Komplexitätsgrad
  Beteiligungsverfahren zu kleinen Projekten, die routinemäßig wiederholt von der Verwaltung durchgeführt werden, bedürfen nur eines knappen Standard-Beteiligungskonzeptes. 
  Vorliegende Konzepte vergangener Beteiligungsprozesse können ggf. für diese Standardverfahren als Grundlage genutzt werden, müssen jedoch entsprechend der jeweiligen Zielsetzung und Ausgangssituation des Vorhabens überprüft und angepasst werden. 
• Beteiligungsverfahren mit mittlerem Komplexitätsgrad
  Beteiligungsverfahren mit einem mittleren Komplexitätsgrad bedürfen eines angepassten, teil-standardisierten Beteiligungskonzeptes. 
• Beteiligungsverfahren mit hohem Komplexitätsgrad
  Beteiligungsverfahren mit einem komplexen Beteiligungsgegenstand, die über einen längeren Zeitraum angelegt sind, bedürfen eines individuellen und im Detail gut durchdachten Konzeptes. 

Für die Einordnung zum Komplexitätsgrad eines Beteiligungsverfahrens können folgende Fragen reflektiert werden: 

• Ist der Beteiligungsspielraum eher groß/ eher klein?
• Ist der Aufwand des Verfahrens eher groß/eher klein?
• Betrifft die räumliche Ausdehnung eher nur ein Quartier oder aber die gesamte Stadt?
• Handelt es sich bei der angesprochenen Zielgruppe, um eine kleine abgrenzbare Gruppe oder aber um die gesamte Stadtgesellschaft?
• Handelt es sich um ein alltägliches Vorhaben oder um ein Vorhaben mit einer konfliktären Vorgeschichte?
• Werden vergleichbare Vorhaben regelmäßig durchgeführt oder unterscheidet sich das Vorhaben maßgeblich von anderen seiner Art?
• Ist das mediale Interesse eher groß/eher klein?

Das Beteiligungskonzept wird in einer leicht verständlichen Sprache für die Öffentlichkeit transparent auf der Website dargelegt.

7.2 Inhalt eines individuellen Beteiligungskonzeptes

Folgende Fragen sollte in dem Beteiligungskonzept beantwortet werden:

7.2.1 Klärung der Ziele und des Beteiligungsgegenstandes

• Was genau ist der Beteiligungsgegenstand? 
  • Was ist Anlass für die Bürgerbeteiligung? 
  • Was sind die Beteiligungsspielräume?
  • Was sind die Fragestellungen und Themen, zu denen eine Beteiligung durchgeführt werden soll? 
• Was ist die konkrete Zielsetzung für die Beteiligung? 
  • Was soll erreicht werden? 
  • Welche Wirkung soll die Beteiligung haben
• Welche Entscheidungen sollen durch die Beteiligung vorbereitet werden? Wie soll dies geschehen?
  • Wer ist der Empfänger der Beteiligungsergebnisse? 
  • Welchen Gremien nutzen die Beteiligungsergebnisse in der Entscheidungsvorbereitung? In welcher Weise sollen die Beteiligungsergebnisse in die politische Entscheidung einfließen?
  • Bis zu welchem Zeitpunkt müssen die Ergebnisse vorliegen, damit sie in die Entscheidungsvorbereitung einfließen können?

7.2.2 Klärung der fachlichen, zeitlichen, finanziellen und rechtlichen Rahmenbedingungen

• Welche Planungshistorie liegt vor? Welche fachlichen und politischen Planungs- und Entscheidungsschritte wurden bereits vorgenommen?
• Bis wann muss die Beteiligung abgeschlossen sein? Welche politischen und administrativen Termine, sind zu berücksichtigen (z.B. Wahl, relevante politische Sitzungstermine, Umsetzung von Reformen)?
• Welches Budget ist für die Durchführung des Prozesses vorhanden? Welches Budget ist für die Umsetzung des Vorhabens vorhanden?
• Welche Gesetze und Richtlinien sind zu beachten? Gibt es weitere rechtliche Rahmenbedingungen, die zu beachten sind?

7.2.3 Erarbeitung eins Kommunikations- und Prozessplans

• Welche Gruppen sind von dem Vorhaben betroffen? Welche weiteren Akteure haben ein Interesse an dem Beteiligungsverfahren? Wer sollte auf welche Weise eingebunden werden? Welche Rollen nehmen die verschiedenen Akteure ein?
• Auf welche Weise sollten die Akteure angesprochen werden? Wie können traditionell unterrepräsentierte Zielgruppen eingebunden werden?
• Welche Beteiligungsformate und -methoden sind geeignet, um das Beteiligungsziel zu erreichen? Wie sollten die Beteiligungsformate aufeinander aufbauen? Wie startet der Prozess? Was sollte am Ende vorliegen? 
• Welche begleitenden Kommunikationsmaßnahmen sind zur Bewerbung der Beteiligung sowie zur weiteren Öffentlichkeitsarbeit vorgesehen? Welche Kommunikationskanäle sollen genutzt werden?
• In welcher Form werden die Ergebnisse dokumentiert?
• Wer übernimmt die Moderation (intern/extern)?
• Anhand welcher Erfolgsfaktoren soll das Verfahren abschließend evaluiert werden?

7.3 Methoden der Beteiligung

Die Methodenwahl  orientiert sich am Beteiligungsgegenstand, dem Ziel der Beteiligung, der Zielgruppe, dem gesamten Beteiligungskonzeptes und der Projektgröße. Es sollte immer vom Ziel her gedacht werden: Was möchten wir mit der Beteiligung erreichen? Welche Methode passt, um das Ziel zu erreichen? Die Methode darf die Teilnehmenden nicht überfordern.